Почему при выплате компенсации за использование личного автомобиля для служебных поездок с одного сотрудника удерживают НДФЛ, а с другого нет?

Среди доходов, освобожденных от налогообложения НДФЛ, указаны компенсационные выплаты, которые связаны с исполнением трудовых обязанностей и установлены законодательством РФ и законодательством субъектов РФ (п.3 ст.217 НК РФ).

Трудовой кодекс устанавливает право работника на получение компенсации от работодателя в случае использования личного имущества, в том числе автотранспорта, в служебных целях (ст.188 ТК РФ). Кроме того, расходы, связанные с использованием имущества, также подлежат возмещению.

Размер компенсации и размер возмещения расходов определяются отдельным соглашением сторон трудового договора (то есть работником и работодателем). Соглашение должно иметь письменную форму. Ни Трудовой кодекс, ни Глава 23 «Налог на доходы физических лиц» не содержит норм, ограничивающих величину компенсации.

Таким образом, при фактическом использовании личного имущества в интересах работодателя вся сумма компенсации, установленная в соглашении, освобождается от НДФЛ (Письмо Минфина от 24.03.10 г. №03-04-06/6-47).

Работодатели, не имеющие собственного автопарка, нанимая сотрудников, работа которых подразумевает разъездной характер (курьеры, экспедиторы и др.), часто договариваются об использовании автомобиля сотрудника для выполнения служебных заданий. При этом управление автомобилем по доверенности или на основании полиса ОСАГО не препятствует подписанию соглашения об использовании авто. Однако для освобождения от НДФЛ условие о том, что транспортное средство должно относиться к личному имуществу, является обязательным. И это должно быть подтверждено документально (Письмо Минфина от 27.02.13 г. №03-04-06/5600).

Поэтому если в свидетельстве о государственной регистрации автомобиля сотрудник не указан в качестве собственника, с компенсации должен быть удержан НДФЛ. Исключением является случай, когда владельцем автомобиля записана супруга (супруг) сотрудника (сотрудницы).

Минфин РФ в своем письме от 03.05.12 г. №03-03-06/2/49 отметил, что если речь идет о совместно нажитом имуществе (автомобиль приобретен в браке), то НДФЛ с компенсации удерживаться не должен. Случаи, когда автомобиль приобретен до вступления в брак, является единоличной собственностью супруги (супруга) по условиям брачного договора, получен супругой (супругом) в дар или в порядке наследования, сюда не относятся.